I sette passi che l’azienda può fare per mitigare l’effetto del COVID-19

Dalla fine di Febbraio 2020, i titolari di tante attività e i manager sono preoccupati, e a ragione, per la sopravvivenza del proprio business e per il benessere delle proprie persone e di tutta l’organizzazione.

Nessuna crisi costituisce un isolato, contenuto evento, ma l’esplosione del COVID-19 è eccezionale per qualsiasi standard precedente. E’ arrivato con esito e gravità assolutamente imprevedibili. Rappresenta una situazione che va ben al di là dell’esperienza di qualsiasi business leader, soprattutto considerando che la media di permanenza nel ruolo di un manager è di circa 5 anni e che l’ultima grave epidemia (la SARS), che solo si avvicinava a quella attuale, risale al 2003.

La SARS infettò più di 8000 persone e durò circa 9 mesi. In decisamente molto meno tempo, il COVID-19 ha già infettato dieci volte quel numero di soggetti e si sta diffondendo molto velocemente.

Calcolare l’effetto che questo evento avrà sull’economia mondiale è estremamente difficile.

E’ stato stimato che gli effetti della SARS hanno causato una perdita di circa 40 miliardi di dollari e lo stesso economista che calcolò questa cifra afferma, ora, che il COVID-19 costerà al mondo tre o quattro volte tanto.Normalmente i titolari di un’azienda o i manager vedono la gestione delle crisi come una parte normale del loro ruolo. In accordo con recenti studi sulle crisi generali, circa il 69% dei manager o titolari hanno dovuto affrontare una crisi aziendale all’interno della loro organizzazione negli ultimi 5 anni, con una media nettamente superiore al numero di tre.

Il COVID-19, invece, metterà alla prova il limite estremo di ognuno di loro.

Ciò premesso, sarete d’accordo che il primo step per gestire una crisi è la preparazione. Di seguito cercheremo di suggerire sette azioni ai leader che vogliono assicurarsi che la propria organizzazione sia nella forma migliore per affrontare ciò che l’aspetta in futuro.

Revisione della forza lavoro e degli spostamenti.

La prima priorità è stabilire esattamente dove si trovano le persone e quante di loro lavorano in condizioni di rischio. Per esempio, è necessario rimpatriare alcuni di loro? Qualcuno ha richiesto di lavorare da casa?

I prossimi piani di viaggio dovranno necessariamente essere rivisti, riprogrammati o, addirittura, cancellati.

Dovrebbero essere adottate sin da subito chiare politiche aziendali per far fronte alle assenze dovute a malattia del dipendente o alla necessità che questi  potrebbe avere di prendersi cura di parenti malati. Sarà necessario stabilire nuovi protocolli di accesso per i visitatori nei locali dell’azienda, implementare nuove procedure per avvertire in caso di malattia, prevedere restrizioni agli spostamenti.

Andrà anche pianificato un nuovo modello per far fronte alla chiusura prolungata delle scuole – cosa prevede la procedura per i genitori che lavorano? Cosa possono fare le aziende per proteggere i propri lavoratori il proprio business dinanzi alla crisi globale?

A vario livello, aziende e piccoli imprenditori sono nel panico per la salute del proprio business, dei propri lavoratori e dell’intera organizzazione.

Nessuna crisi rappresenta un incidente isolato e ben contenuto, ma l’esplosione del COVID-19 va ben oltre qualsiasi standard di riferimento. E’ arrivato, infatti, con un livello estremo di incertezza e rappresenta un’esperienza che va molto al di là delle competenze di qualunque business leader. Bisogna anche tener conto che c’è anche il tema delle tasse. Per esempio, se alcuni lavoratori fossero obbligati a restare all’estero più a lungo del previsto e quindi divenire soggetti alla tassazione del posto, che policy applicherebbe l’azienda per fronteggiare questa possibilità?

Quindi, preparatevi a rivedere e aggiornare costantemente queste policy, con l’evolversi della situazione.

Rivedete i vostri piani di gestione della crisi e continuità operativa.

Ogni business ben gestito ha il suo piano di gestione della crisi e di continuità operativa e molti dispongono anche di una strategia per fronteggiare la situazione proprio in caso di pandemia. Ma niente mette alla prova la teoria quanto la realtà. Il piano-pandemia di un’organizzazione con sede in Asia, per esempio, designava una grande capitale europea come luogo di evacuazione per i dipendenti e le loro famiglie – ma i voli dalla Cina alla città prescelta sono stati soppressi subito dopo l’esplosione dell’epidemia.

I piani generici necessitano di essere adattati in modo sartoriale per far fronte alla sfida specifica di ciò che sta accadendo a livello mondiale.

Se gran parte dei lavoratori di un’azienda, per esempio, devono lavorare da remoto per un periodo, siamo sicuri che abbiano una connessione idonea o sufficiente?

Le tue attività subiranno un forte impatto se la forza lavoro o gli outsourcer non potranno raggiungere il luogo di lavoro? Qual’è la tua procedura per aggiornare le politiche e le regole di viaggio per i lavoratori?

Come gestirai la comunicazione con i tuoi dipendenti? Durante qualsiasi crisi, la preoccupazione principale per un titolare è quella di raccogliere informazioni accurate il prima possibile. Come funziona il flusso dei tuoi dati durante queste crisi?

Valutare la catena degli approvvigionamenti.

Una comprensione accurata di questi flussi, ti aiuta a far emergere eventuali punti deboli. Questo implica cominciare l’analisi dai prodotti più critici e guardare ben oltre i fornitori di primo – e di secondo – livello, fino ad arrivare al flusso di materie prime, se possibile.

Per esempio, se i tuoi prodotti contengono un materiale proveniente da uno dei paesi messi in isolamento, hai già a disposizione un altro sistema di rifornimento? I normali piani di emergenza potrebbero entrare velocemente in crisi se il virus dovesse diffondersi ulteriormente; abbiamo già visto come la Cina abbia spostato l’acquisizione di alcuni approvvigionamenti in Sud Corea, come piano B, per poi ritrovarsi in un paese che è divenuto velocemente infetto.

Identificare potenziali punti deboli

Il Fondo Monetario Internazionale ha già ridotto le sue stime della crescita globale e l’Organizzazione per lo Sviluppo e la Cooperazione Economica ha previsto che questa possa essere al 50% delle stime precedenti al virus.

Abbiamo già assistito ad un massivo fuori stock di molti approvvigionamenti e se il virus continuerà a diffondersi potremmo assistere ad una ulteriore e generale chiusura di scuole e luoghi di lavoro, sia volontaria sia forzata, a livello planetario. Chi sono i lavoratori con le giuste capacità che possono essere inseriti in ruoli critici se necessario? Il tuo call center o i centri di assistenza ai clienti sarebbero potenzialmente vulnerabili, se il virus continuasse a diffondersi? Sarebbe possibile, in questo caso, diminuire i livelli di interazione umana, mettendo in atto una turnazione sfalsata o adottando lo smart working?

Ottenere la giusta comunicazione

Nonostante gli sforzi per tenere informata tutta la forza lavoro, la disinformazione e la confusione si sono diffuse insieme al virus.

I tuoi dipendenti, e molti dei tuoi maggiori stakeholder, saranno alla ricerca di rassicurazioni da parte tua sul fatto che saranno protetti e che il tuo business è preparato ad affrontare il difficile momento. La tua leadership dovrebbe essere tale da essere vista come fonte di informazioni credibili (secondo l’Edelman Trust Barometer 2020 il business in generale è ritenuto più credibile del governo o dei media).

La costanza e l’accuratezza dei messaggi inviati sono la forma di rassicurazione più efficace se provengono dal vertice dell’organizzazione. I tuoi collaboratori hanno bisogno di sapere che il loro benessere è per te prioritario.

Utilizzare l’analisi di scenario

Data l’incertezza dei punti di riferimento, e il COVID-19 ha tutta la potenzialità di impattare negativamente su ogni settore per mesi, il planning dei possibili scenari è uno strumento critico per misurare il nostro grado di preparazione. Quali sono il miglior e il peggior scenario possibili? E il tuo business è preparato a fronteggiarli?

Quale potrebbe essere l’impatto per te nel lungo periodo, per esempio, in termini di liquidità o di accordi con le banche, o di affitto dell’ufficio o del negozio, se le restrizioni ne impongono la chiusura? Chiedi al tuo esperto (interno o esterno all’organizzazione) di illustrarvi quali sono gli aspetti più sensibili della tua situazione finanziaria.

Le aziende di alcuni settori potrebbero assistere ad un significativo aumento di richieste dei beni o dei servizi offerti, nel momento in cui gran parte della popolazione trascorre praticamente tutto il proprio tempo in casa piuttosto che nei luoghi di lavoro – sono certe di essere pronte a far fronte a questa evenienza? I supermercati stanno riducendo la varietà dei prodotti offerti, facendo scorta di quelli di prima necessità, e implementando i loro piani di emergenza.

Non perdere di vista gli altri rischi

COVID-19 non è l’unica minaccia all’orizzonte – e normalmente le aziende sono più esposte quando stanno facendo fronte con una crisi che assorbe tutta la loro attenzione.

La maggior parte degli altri rischi che solitamente fronteggi non scompaiono a causa della pandemia. La sicurezza informatica, per dirne una, dovrebbe essere sempre una priorità.

Noi non sappiamo cosa accadrà nelle prossime settimane o mesi. Infatti, ora che l’Organizzazione Mondiale della Sanità ha già dichiarato la pandemia, il fulcro del problema sono sempre meno la prevenzione e il contenimento dei danni e sempre più la protezione delle figure chiave dell’azienda, nel tentativo di continuare a mantenere vivo il business. Ora che sono obbligatorie le restrizioni dei movimenti e vietati gli assembramenti di persone, le aziende sono costrette a sviluppare maggiore flessibilità organizzativa.

La finestra temporale di risposta ad una crisi può essere misurata in alcuni mesi, ma la capacità di ripresa sarà misurata in anni. Le aziende ben preparate si riprenderanno sempre più velocemente delle altre.